Explore, Dream, Discover!

Blog Percikan Pikiran Ahmad Faizin Karimi

Urun Rembug Penerapan PSB Online

Dalam beberapa hari terakhir ini masyarakat Surabaya dan sekitarnya terutama orangtua dan calon siswa digelisahkan dengan carut-marutnya sistem PSB online. Dispendik akhirnya memutuskan merubah sistem pendaftaran menjadi kembali manual. Menurut Kadispendik Sahudi, carut-marutnya sistem ini dikarenakan beberapa hal. Mulai internet yang lemot hingga entry data yang ngadat. Dari sembilan server yang tersedia, hanya satu yang bisa difungsikan (Metropolis, 24 Juni 20009). Jadwal PSB pun akhirnya harus ditunda, yang ekor akibatnya tidak hanya berimbas pada sekolah negeri, tetapi juga sekolah swasta karena pada umumnya sekolah swasta banyak menunggu limpahan siswa yang tidak diterima di sekolah negeri.

Tulisan ini selanjutnya murni berniat ikut urun rembug dan memberikan perbandingan mengenai implementasi sistem PSB online yang sudah kami terapkan di SMA Muhammadiyah 1 Gresik mulai 2 tahun lalu.

Jika database yang digunakan Dispendik Surabaya simpangsiur karena harus menunggu dari provinsi, maka database yang digunakan di tempat kami memakai database Paket Aplikasi Sekolah (PAS) yang dikeluarkan Dikmenum Depdiknas RI. Data itu akan selalu diintegrasi untuk program-program lain, semisal penilaian online dan absensi online. Database ini kemudian diambil dan tim ICT membuatkan interface sistem berbasis web. Dari PSB online berbasis web inilah calon siswa bisa mendaftar secara online. Sistem ini didukung dengan infrastruktur berupa akses internet menggunakan Fiber Optik (FO) dan penyimpanan di komputer server milik sekolah sendiri yang berjumlah 7 buah, diletakkan di ruang khusus dengan pendinginan udara kondusif dan nyala 24 jam.

Bedanya, jika Dispendik menggunakan nomor Unas sebagai username, kami menggunakan nomor pendaftaran dan PIN yang digenerate oleh sistem kami saat calon siswa request melalui SMS. Jadi siswa mengirimkan SMS dan akan mendapatkan balasan nomor pendaftaran dan PIN yang akan digunakannya untuk entri formulir. Setelah formulir diisi, akan muncul pesan membayar biaya pendaftaran melalui bank. Sistem pembayaran kami juga mengakomodir pembayaran online dan tes akademik online. Setelah mentransfer uang, dari SMS Banking kami mengetahui siapa yang telah transfer karena nominal transfer ditambah dengan kode unik yang digenerate otomatis oleh sistem PSB Online kami. Segera sistem kami membuka fasilitas cetak formulir. Calon siswa kembali masuk website dan mencetak formulir pendaftaran.

Pada proses pengembalian formulir, calon siswa dan wali murid tetap harus datang ke sekolah karena wajib melengkapi data-data pendukung. Seperti nilai rapor, foto dan SKL.

Para proses selanjutnya, yakni tes akademik, kami kembali menggunakan sistem online, jadi calon siswa tidak harus datang ke sekolah (diberitakan di Metropolis, 29 Mei 2009). Untuk tes ini kami menggunakan Moodle, Learning Management System yang banyak dipakai untuk pembelajaran jarak jauh (e-learning). Calon siswa memasukkan username menggunakan nomor pendaftaran dan password menggunakan PIN. Ini pun digenerate otomatis oleh sistem, sehingga petugas tidak perlu mengentri user. Dengan fasilitas countdown dan acak soal plus jawaban otomatis, petugas bisa lebih santai. Dengan alokasi waktu 2 jam, pada akhir tes, calon siswa sudah bisa tahu hasil tes akademiknya, karena begitu tombol selesai ditekan, Moodle otomatis mencocokkan pilihan jawaban dengan kunci jawaban.

Proses selanjutnya kemudian masih menggunakan sistem manual, yakni wawancara Bahasa Inggris. Setelah dilakukan verifikasi (sistem otomatis mengurutkan user berdasarkan nilai tertinggi) maka operator tinggal memilih calon siswa yang lolos menjadi siswa. Data ini kemudian masuk ke dalam database PAS, digunakan integrated dengan program lain, seperti penilaian online, absensi digital dan SMS Gateway. Pengumuman kelulusan juga bisa direquest melalui SMS gateway, tentunya menggunakan nomor pendaftaran dan PIN yang sama.

Beberapa Kendala

Beberapa kendala yang kami hadapi dalam implementasi PSB Online selama dua tahun ini diantaranya adalah : pertama, tidak semua masyarakat bisa mendapatkan akses internet mudah dan murah. Masyarakat lapisan bawah atau mereka yang hidup di pelosok daerah tentu kesulitan jika harus mengakses internet.

Kedua, meskipun masyarakat perkotaan mudah mendapat akses internet, tidak semua dari mereka familier dengan internet. Jadinya pasti banyak pertanyaan dan kebimbangan pada mereka. Pertanyaan seperti: apakah data saya sudah masuk? Apakah proses yang kami lakukan sudah benar? sangat banyak kami terima.

Ketiga, pada saat-saat tertentu dimana pendaftar mengakses program secara bersamaan, dengan jumlah user online yang banyak dimungkinkan akan terjadi crash dan server akan down. Program jadi tidak jalan atau kalaupun jalan ada kemungkinan data rusak.

Keempat, bandwidth. Jika bandwidth kita terbatas sedangkan program diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan maka program akan lambat juga.

Solusi

Dari pengalaman berbagai persoalan yang kami hadapi dalam tahun sebelumnya, untuk mengantisipasi kendala PSB Online maka kami melakukan beberapa tindakan pencegahan. Misalnya, pertama, kami menyediakan komputer dengan akses internet gratis di sekolah agar calon siswa bisa tes akademik di tempat kami. Juga disediakan helper yang memandu proses tes online. Kedua, disamping PSB online diterapkan, namun sistem offline tetap dijalankan. Dalam artian pendaftar harus datang ke sekolah, membayar langsung ke teller dan mengambil formulir offline. Sebenarnya sih setengah offline, karena petugas kami lah yang mengentrikan formulir pendaftaran online. Ini berbeda dengan sistem PSB online yang diterapkan dispendik Surabaya, dimana sistem offline pada awalnya ditiadakan sehingga masyarakat tidak punya pilihan.

Ketiga, membuka support center 24 jam. Baik melalui SMS, Website, Chating, e-mail maupun telepon. Hal ini karena pada umumnya pendaftar online memanfaatkan waktu senggang di luar jam kerja sehingga petugas PSB juga tidak berada di sekolah.

Keempat, menyediakan infrastruktur yang memadai. Kondisi daya listrik dan suhu ruangan server memadai agar server bekerja optimal. Itupun server yang disediakan harus memiliki spesifikasi komputer server, bukan komputer PC yang difungsikan sebagai server. Akses melalui ISP yang pada mulanya wireless kami ganti dengan Fiber Optik.

Demikian beberapa masukan terkait kesemerawutan PSB online yang dilakukan dispendik Surabaya. Ke depan, sistem online akan sangat dirasa penting dan menggantikan sistem manual. Namun penyedia layanan harus benar-benar memperhatikan kenyamanan proses sehingga masyarakat tidak antipati terhadap sistem PSB online yang diterapkan.

2 comments on “Urun Rembug Penerapan PSB Online

  1. Pujo Nugroho
    November 15, 2009

    Masukkan yang bagus sekali. Apalagi berangkat dari pengalaman. Sangat pantas untuk diperhatikan pihak yang berkompeten.
    Salam ukhuwah Mas Ahmad…

  2. ahmadfk
    November 16, 2009

    salam juga mas Pujo, anaknya tuh?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Information

This entry was posted on September 12, 2009 by in Teknologi.

Kategori Artikel

Archives

MY BLOG’S AWARD

My Book: Siapapun Bisa Menerbitkan Buku!

My Book: Think Different

buku think different

My Book: Politik Kiai Dahlan

Pemikiran dan perilaku politik kiai haji ahmad dahlan

My Book: Kurban; Kekerasan Berbingkai Agama?

buku kurban

The Inspiring Nature

Pengunjung

  • 46,642 pembaca
%d bloggers like this: